Au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant le début de l’exécution du contrat d’apprentissage, ce dernier doit être transmis par l’employeur à l’opérateur de compétences (OPCO) dont dépend l’entreprise. Il en est de même, le cas échéant, de la déclaration spécifique prévue à l’article L.6222-5 du Code du travail (apprenti mineur employé par un ascendant).
Le contrat d’apprentissage doit être accompagné :
- de la convention de formation conclue entre l’entreprise et l’organisme de formation ;
- et le cas échéant, de la convention tripartite (lorsque la période d’apprentissage est inférieure ou supérieure à celle du cycle de formation).
Des règles particulières sont prévues lorsque la formation de l’apprenti est réalisée par un centre de formation d’apprentis interne à l’entreprise.
L’ensemble de ces éléments peuvent être adressés par voie dématérialisée.
A compter de la réception du dossier, l’OPCO dispose de 20 jours pour se prononcer sur la prise en charge financière étant précisé que le silence de l’opérateur vaut décision implicite de refus.
L’OPCO se charge de transmettre le dossier auprès des services du ministre en charge de la formation professionnelle. Le cas échéant, il informe simultanément ces services de son refus de prise en charge financière, ainsi que des motifs de ce refus.
Il convient de préciser que toute modification d’un élément essentiel du contrat d’apprentissage doit faire l’objet d’un avenant qui doit faire lui aussi l’objet d’un dépôt auprès de l’OPCO.
Lorsque le contrat d’apprentissage est rompu avant son terme, l’employeur doit notifier sans délai la rupture à l’OPCO qui informe les services du ministre chargé de la formation professionnelle.